Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010

Tính năng trộn thư trong Word 2010 là tính năng rất hay và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn cần gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, nếu gõ thủ công thì bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Trong bài viết này, ThuthuatOffice sẽ giới thiệu cho bạn cách trộn thư trong Word 2010. Bắt đầu thôi nào!

cách trộn thư trong Word
cách trộn thư trong Word

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý việc chèn các danh sách, tệp tin,… vào một số văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…

LIN HỆ QUẢNG CO TẠI ĐY : 0988 123 126

Đây là một tính năng thực sự hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Cách trộn thư trong Word 2010

Để hoàn thành được quy trình trộn thư, bạn cần có 2 file tài liệu:

1. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn

Bước 1: Bạn vào tab Mailings trên thanh công cụ >> Chọn Start Mail Merge >> Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 1

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 2
cách trộn thư trong Word

Bước 3: Cửa sổ New Address List xuất hiện >> Chọn Customize Columns.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 3
cách trộn thư trong Word

Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:

Sau khi hoàn tất, bạn nhấn chọn OK.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 4
cách trộn thư trong Word

Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường.

Ví dụ:

Sau khi hoàn tất chọn OK.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 5
cách trộn thư trong Word

Bước 6: Cửa sổ Save Address List xuất hiện >> Đặt tên cho tập tin này rồi chọn Save.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 6
cách trộn thư trong Word

Bước 7: Tại khung Mail Merge Recipients, bạn có thể sửa đổi qua các chức năng như:

Sau đó chọn OK.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 5

Bước 8: Quay lại cửa sổ Mail Merge.

Chọn Use an existing list trong Select recipients >> Chọn Next: Write your letter ở mục Step 3 of 6 >> Chọn More items.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 8
cách trộn thư trong Word

Bước 9:

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 9

Bước 10: Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 10

Bước 11:

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 11

2. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel

Bước 1:

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 12

Bước 2: Chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel >> Chọn OK.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 13

Bước 3: Thực hiện lại từ bước 7 đến bước 11 như cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên.

Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên. Không được có các ô trông ở bên trên và bên dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh trường hợp đó, bạn nên bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipients.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 14

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010

Để trộn nhiều thư trong một trang giấy trong Word 2010, ta thực hiện như các bước dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu và phần nội dung file Word cần trộn.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 15

Bước 2: Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn copy phần nội dung ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> Chọn Labels >> Chọn New Label.

Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn thiết lập các thông số theo mong muốn và chọn OK.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 16

Tiếp đến, bạn dán phần nội dung đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên >> Chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên cùng một trang giấy.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 17Bước 3: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients >> Chọn Use Existing List >> Chọn file Excel chứa bảng dữ liệu cần chèn.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 18

Bước 4: Tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, bạn chọn Insert Merge Field và chọn nội dung tương ứng.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 19

Thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn xong cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.

Bước 5: Để kiểm tra kết quả, chọn Preview Results. Nếu thực hiện đúng theo các bước như trên, bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị các thông tin tương ứng với bảng dữ liệu mà không bị trùng.

Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010 20Bài viết liên quan:

Trên đây là các bước trộn thư trong Word 2010 mà ThuthuatOffice muốn giới thiệu cho các bạn. Hãy Like & Share bài viết nếu bạn thấy nó có ích và đừng quên thường xuyên truy cập ThuthuatOfice để biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.

Word –