Cách dùng format number trong excel

LI�N HỆ QUẢNG C�O TẠI Đ�Y : 0988 123 126

Cách dùng format number trong excel

I.Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel

Thường thì khi bạn làm xong bảng dữ liệu của các bạn, các bạn mới vào Forrmat Cells để định dạng theo ý của các bạn.

Có các cách mở hộp thoại Format Cells như sau:

1.Nhấn chuột phải chọn Format Cells.

2.Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells

3.Trên thanh ribbon, chọn tab Home-> chọn Format->tiếp tục chọn Format Cells..

4.Các bạn có nhấn chuột vào các nút trên thanh ribbon như hình.

II.Hướng dẫn và giải thích ý nghĩa của các định dạng Number

Sau khi mở hộp thoại Format Cells, chúng ta sẽ thấy có nhiều thẻ như Number, Aligment, Font, Border, Fill, Protection.

Mỗi thẻ sẽ có một định dạng và chức năng khác nhau. Hôm nay chúng ta sẽ đi tìm hiểu định dạng số trước nhé.

Sau khi xuất hiện hộp thoại Format Cells, các bạn chọn thẻ Number, trong phần Category, trong phần này có rất nhiều loại định dạng khác nhau, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu chi tiết nhé.

1. Định dạng General còn gọi là định mặc định
2. Định dạng Number còn gọi là định dạng số
3. Định dạng Text còn gọi là định dạng chữ
4. Định dạng Currency còn gọi là định dạng tiền tệ
5. Định dạng Percentage còn gọi là định dạng phần trăm
6. Định dạng Accounting còn gọi là định dạng trong kế toán
7. Định dạng Scientific còn gọi là định dạng số trong khoa học
8. Định dạng Custom còn gọi là định dạng tùy chỉnh do người dùng tự quyết định

1.Định dạng General

Định dạng số mặc định, mà Excel áp dụng khi bạn nhập số. Đối với hầu hết các phần, các số được định dạng với định dạng General được hiển thị giống như cách bạn nhập chúng. Nghĩa là dữ liệu bạn thực hiện như thế nào thì nó để sẵn như thế đó.

Nếu nó đúng với mong muốn của bạn, thì bạn có thể bỏ qua các định dạng khác, nếu nó không đúng với mong muốn của bạn thì bạn sẽ chọn các định dạng còn lại để sửa chúng phù hợp với dự liệu của bạn.

2.Định dạng số còn gọi là Number

Tại vùng được doanh đỏ chúng ta có ý nghĩa của các mục như sau:

• Sample: Xem trước, cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
• Decimal places: Hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phẩy thập phân.
• Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây.
• Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào.

3.Định dạng tiền tệ và kế toán

Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọn

• Decimal places: Giống như phía trên chúng ta đã tìm hiểu, hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.
• Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng, ví dụ VND hay $.

Sự khác nhau giữa kiểu định dạng tiền tệ và kiểu định dạng kế toán: Với định dạng tiền tệ thì đơn vị tiền tệ sẽ được viết liền ngay phía trước con số, với định dạng kế toán ký hiệu tiền tệ sẽ được căn thẳng hàng bên phía trái.

4.Định dạng ngày tháng và thời gian

Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú và đa dạng, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Các bạn chỉ cầni tìm định dạng phù hợp, qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.

Ví dụ: như bảng dữ liệu bên dưới, khi các bạn nhập ngày, nhưng bảng tính của các bạn lại hiển thị ra những con số. Như vậy, có nghĩa là nó đang ở dạng mặc định.

Vì thế mà các bạn phải cần định dạng lại ngày cho đúng dữ liệu mà bạn mong muốn, có rất nhiều kiểu để bạn chọn lựa.

5.Định dạng phần trăm trong Excel

Nhân giá trị ô với 100 và hiển thị kết quả với phần trăm (%) biểu tượng. Bạn có thể chỉ định số lượng vị trí thập phân mà bạn muốn sử dụng

Cho phép bạn thay đổi trạng thái hiển thị từ dạng thập phân sang %

6.Định dạng khoa học còn gọi là định dạng Scientific

Hiển thị một số trong ký hiệu hàm mũ, thay thế một phần của số bằng E+n, trong đó E (viết tắt của Exponent) nhân số trước đó với 10 với công suất thứ n. Ví dụ: định dạng Khoa học 2 thập phân hiển thị 12345678901 dưới dạng 1,23E + 10, gấp 1,23 lần 10 đến công suất thứ 10. Bạn có thể chỉ định số lượng vị trí thập phân mà bạn muốn sử dụng.

7.Định dạng dữ liệu kiểu chữ-Text

Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text.

8.Định dạng đặc biệt – Special

Hiển thị số dưới dạng mã bưu chính (Mã ZIP), số điện thoại hoặc số An sinh Xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special

9.Định dạng tùy chỉnh của người dùng – Custom

Phần định dạng Custom là 1 chủ đề phức tạp, bởi nó chứa rất nhiều kiểu định dạng mà các phần định dạng trên chưa có, đáp ứng được nhu cầu người sử dụng của người dùng, vì vậy phần này sẽ được giới thiệu trong bài viết khác.

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu xong những định dạng trong Format Number. Qua đây các bạn có thể chọn cho mình một định dạng phù hợp với dữ liệu trong bảng tính Excel của mình. Các bạn lưu ý rằng, Number Format trong Excel có rất nhiều kiểu định dạng và đặc biệt là phần người dùng có thể tự tạo thêm những định dạng không có sẵn(Custom). Khi thay đổi định dạng, nó sẽ không làm thay đổi công thức hay giá trị bảng tính của bạn nhé.

Tham khảo thêm bài viết bên dưới.

-Cách khôi phục sheet trong excel bị xóa nhanh chóng, dễ thực hiện

-Các thủ thuật trong Excel-phần 3

–Các thủ thuật trong Excel-phần 2